Stängd alfa

Integritetspolicy

Version 2026-10-08

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

Uppgifterna om ditt användarkonto behandlas av Hack ska du ha AB, org.nr 559369-2287, c/o Simon Aunér, Björklinge-Eklunda 4, 743 72 Björklinge (“vi”), som är personuppgiftsansvarig för dem. Det gäller till exempel din e-postadress och din inloggning.

Bokföringen du lägger in eller hämtar till appen, till exempel företagsuppgifter, leverantörer, kunder, verifikationer och underlag, tillhör dig eller företaget du arbetar för. Du eller företaget är personuppgiftsansvarig för den, och vi är personuppgiftsbiträde. Det regleras i personuppgiftsbiträdesavtalet, bilaga 1 till villkoren. Avsnitt 7 beskriver vilka uppgifter det gäller.

Frågor om personuppgifter kan du skicka till gdpr@kredovis.se. Postadress: Hack ska du ha AB, c/o Simon Aunér, Björklinge-Eklunda 4, 743 72 Björklinge.

2. Uppgifter om ditt konto

Tabellen visar vad vi behandlar som personuppgiftsansvariga, varför, med vilken rättslig grund enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och hur länge.

Villkoren är avsedda att ingås med kundföretaget genom en behörig företrädare, eller med dig som enskild näringsidkare. Ett användarkontos godkännande visar inte ensamt att kundföretaget är bundet. Företagets användare är inte automatiskt själva avtalsparter. Vi stödjer därför kontohanteringen på den intresseavvägning som anges ovan. Du kan invända mot behandling som bygger på berättigat intresse genom att kontakta gdpr@kredovis.se; vi prövar då din invändning. Om du får en oväntad inbjudan kan du bortse från den och kontakta oss för att invända eller begära radering.

Tillåtelselistan behövs bara så länge appen är i stängd alfa och öppen för inbjudna. När en adress har gått ut behåller en företagsmedlem sin åtkomst genom medlemskapet. Saknar du både medlemskap och en giltig företagsinbjudan behöver du en ny registreringskod för att få åtkomst igen.

Uppgifterna om ditt konto är nödvändiga för att du ska kunna använda appen. Utan din e-postadress kan vi inte skapa ett konto. Vi fattar inga beslut som bygger enbart på automatiserad behandling och gör ingen profilering.

Skriv inga uppgifter ur bokföringen, personnummer, känsliga uppgifter eller uppgifter om andra personer i synpunkterna. Vi sparar inte webbläsarens User-Agent eller fönsterstorleken med inlägget. Kommentaren citeras inte automatiskt i våra svarsmejl. Fristen på 90 dagar är vårt val för att hinna undersöka problem och följa upp rättelser, inte en lagstadgad tid. Kontakta gdpr@kredovis.se om uppgifter behöver raderas tidigare eller om du vill invända mot behandlingen; du behöver inte stänga kontot. Det gäller också om någon annan har skrivit om dig. Radering i appen återkallar inte redan skickade mejl.

3. Kakor (cookies), statistik och felrapporter

Vi använder kakorna nedan för att hålla dig inloggad och skydda de formulär och ändringar du begär. Vår bedömning är att de omfattas av undantaget från samtycke i 9 kap. 28 § andra stycket 2 lagen (2022:482) om elektronisk kommunikation, eftersom de är nödvändiga för dessa funktioner. De används inte för reklam eller statistik. Bedömningen gäller dessa ändamål och lagringstider, inte alla kakor som kan kallas säkerhetskakor.

Alla tre är förstapartskakor som vår server sätter. Du kan blockera eller radera dem i webbläsarens inställningar, men då fungerar inte inloggningen eller de skyddade formulären och ändringarna. Webbläsarens funktion för att återställa en session kan behålla sessionskakor även efter att webbläsaren stängts.

Vår egen kod använder inga annonsverktyg eller tredjepartskakor. Utöver kakorna ovan sparar den ingenting om dig i webbläsarens lokala lagring eller i kakor. Undantaget är sidorna där du startar en demo utan konto, skapar ett konto eller begär en lösenordslänk, och inloggningen efter flera misslyckade försök: där laddas Cloudflare Turnstile, som kontrollerar att det är en människa som använder sidan (avsnitt 4). När en ny version av appen har kommit och en sida inte går att hämta, laddas fliken om en gång, och tidpunkten sparas i flikens sessionslagring så att den inte laddas om igen inom en minut. Tidpunkten skickas aldrig och försvinner när fliken stängs.

Statistik och felrapporter

Vi mäter hur appen används och tar emot felrapporter med Plausible för statistik och Sentry för felrapporter och laddningstider (avsnitt 4 och 5). Det sker på tre sätt.

• I webbläsaren, bara efter ditt samtycke. När du har loggat in och godkänt villkoren frågar vi om du tillåter statistik och felrapporter från webbläsaren, med Tillåt och Neka som likvärdiga val. Stänger du frågan utan att välja lämnas inget samtycke och inget beslut sparas. Mätningen är avstängd och frågan kommer tillbaka när appen laddas om. Tillåt och Neka sparas med ditt användar-ID, textversionen och tidpunkten. Tidigare beslut finns kvar när du ändrar dig; en upprepning av samma val för samma text skapar ingen ny rad. Historiken ingår i din personuppgiftsexport och raderas med kontouppgifterna 30 dagar efter kontoavslut, med säkerhetskopior enligt avsnitt 6. Vi bedömer att vårt berättigade intresse av att dokumentera och respektera valet motiverar den begränsade beslutshistoriken (artikel 6.1 f). Du kan återkalla med Neka under Mitt konto, överst på sidan, via Ändra statistikval i sidfoten. Mätningen stoppas direkt i den fliken. Om valet inte kan sparas visas ett fel; försök igen så att det gäller även vid nästa besök och i andra webbläsare. Andra öppna flikar läser om valet när de får fokus och var trettionde sekund medan de är synliga; sovande eller frånkopplade flikar kan upptäcka ändringen senare. Redan skickade anrop kan inte tas tillbaka. Ändrar vi samtyckestextens version upphör äldre val att gälla, och du får välja igen. Innan du har tillåtit mätningen laddas inte Sentry och inga statistik- eller felrapporter skickas från webbläsaren. Plausible får då de sidor du öppnar som mönster utan nummer (till exempel /app/vouchers/:id, aldrig adressfältet) och namnet på några händelser: att ett verifikat skapas eller bokförs, att ett underlag laddas upp, att arkivet eller en SIE-fil hämtas, att ett räkenskapsår avslutas, att en årsredovisning eller ett förenklat årsbokslut fastställs, att en betalningsfil skapas och att en medlem bjuds in. Händelserna har inga värden: inga belopp, texter, namn eller nummer. Plausible använder inga kakor och inget i webbläsarens lagring, och räknar ut en besökskod av IP-adress och webbläsare som byts varje dygn; varken IP-adressen eller webbläsaruppgiften sparas. Sentry får tekniska fel och laddningstider från webbläsaren: felets typ, var i koden det uppstod och vilken sida det gällde, men aldrig felmeddelandets text. Vi tar också bort användarfält och förfrågningsinnehåll. Sentry tar också emot webbläsarens IP-adress när rapporten skickas direkt dit; ett borttaget IP-fält hindrar inte det. Vi använder inte skärminspelning.
• Felrapporter från servern, utan samtycke. Servern skickar tekniska felrapporter och mätningar av sina svarstider till Sentry. De innehåller felets typ, var i koden det uppstod, tid och anropets metod och sökväg med nummer utbytta. Separata fält för användare, kakor, rubriker, frågesträngar och förfrågningskroppar tas bort. Felmeddelandenas text skickas inte, så ingen text från bokföringen följer med. Rapporterna skickas från servern, utan ett fält med din IP-adress. Grunden är vårt berättigade intresse av att kunna driva och rätta appen (artikel 6.1 f), och du kan invända (artikel 21).
• Hämtningar av de publika sidorna, utan analysskript. När startsidan, prissidan eller en annan publik sida om appen hämtas skickar servern ett fast sidnamn till Plausible. Räknaren använder inte kampanjparametrar, hänvisande webbplats, din IP-adress, webbläsaruppgifter, kakor eller kontouppgifter. Servern försöker räkna även automatiska hämtningar, men händelser kan tappas vid överföringen eller filtreras bort hos Plausible. Statistiken är därför inte en fullständig räkning och kan inte mäta unika besökare eller varifrån de kom. Plausible får serverns IP-adress, eller en fast ersättningsadress, och en fast klientbeteckning.

Vår bedömning är att dessa begränsade serverhändelser inte innebär ytterligare lagring i eller åtkomst till din enhet som kräver samtycke enligt 9 kap. 28 § lagen om elektronisk kommunikation. Bedömningen gäller serverns fasta sidräkning och tekniska diagnostik; den är inte ett generellt undantag för statistik eller felrapportering. Att uppgifter skickas via en server eller rensas efter insamlingen räcker inte i sig. Berättigat intresse kan inte ersätta samtycke när lagen kräver det. Bedömningen ska granskas juridiskt före lansering.

Hur länge Plausible och Sentry sparar uppgifterna avgörs av vårt abonnemang hos dem, och vi preciserar tiderna här innan mätningen används med verkliga användaruppgifter. Den frågan är ännu inte löst i prototypen. Vi skickar inget konto-ID till verktygen. Det är dataminimering, inte en garanti för anonymitet eller att tekniska felrapporter aldrig kan innehålla personuppgifter.

Vid driftavbrott kan vi manuellt aktivera en reservsida hos Cloudflare. Då går förfrågningarna genom Cloudflare, som kan ta emot din IP-adress, webbadress, kakor och innehåll som webbläsaren skickar. Reservsidan läser eller sparar inte uppgifterna och skickar dem inte vidare till bokföringstjänsten. Den använder inga kakor, analysverktyg eller externa resurser.

4. Vilka får uppgifterna?

Vi säljer inte uppgifter och använder dem inte för marknadsföring. Vi anlitar följande underbiträden för att driva appen. De får bara behandla uppgifterna för vår räkning.

Innan vi lägger till eller byter ett underbiträde mejlar vi företagets ägare, som kan invända. Se personuppgiftsbiträdesavtalets avsnitt 6.

För vår egen användningsstatistik anlitar vi Plausible som personuppgiftsbiträde. Statistikflödet innehåller sidmönster och händelsenamn utan värden från bokföringen. Plausible och Cloudflare Turnstile anges därför separat nedan, utanför PuB-avtalets underbiträdeslista. Sentry hjälper oss att hitta fel medan appen behandlar kundens bokföring och finns därför även i PuB-avtalets lista. Detta är vår bedömning av de beskrivna flödena, som ska granskas juridiskt före verklig bokföring; verktygets namn eller vårt eget felsökningssyfte avgör inte ensamt rollen.

Betalningen för företagets paket sköts av Stripe. Stripe får inga uppgifter ur bokföringen och finns därför inte i PuB-avtalets lista. För betalningen är Stripe vårt personuppgiftsbiträde. För till exempel kontroller mot bedrägerier och Stripes egna skyldigheter som betalningsinstitut är Stripe självständigt personuppgiftsansvarig; det beskrivs i Stripes integritetspolicy.

Uppgifter lämnas i övrigt ut bara om en myndighet har rätt att kräva det enligt lag, och då bara i den utsträckning lagen kräver. Undantagen är ett organisationsnummer som du själv slår upp hos Bolagsverket och ett organisationsnummer som appen skickar till Skatteverket när du hämtar företagets skattekonto, skickar momsdeklarationen som utkast eller hämtar den inlämnade och beslutade momsdeklarationen, och arbetsgivardeklarationen med de anställdas uppgifter som en ägare skickar till Skatteverket och företagets identitet när en ägare hämtar kvittensen på den (avsnitt 7).

5. Överföring till länder utanför EU/EES

Databasen, inloggningen, underlagen och driften finns i Stockholm, och statistiken och felrapporterna lagras i EU. Vid säkerhetskopieringen behandlas databaskopior, nya underlag och poster i raderingsloggen dessutom i läsbar form i tillfälliga filer hos GitHubs körmiljö, vars land inte är verifierat. Leverantörer kan också ge support eller behandla uppgifter utanför EU/EES. EU-lagring innebär därför inte att all behandling sker inom EU. Nedan anges leverantörernas uppgifter om skydd och de kontroller som återstår:

• Cloudflare, Inc. (reservsida vid driftavbrott): Bolaget finns i USA och är enligt det officiella registret certifierat enligt dataskyddsramverket EU–USA (DPF), med förnyelsen under granskning vid vår kontroll den 19 oktober 2026. Avtalsvillkoren och leverantörens logglagring för reservsidan behöver verifieras före användning med riktiga bokföringsuppgifter.
• Supabase Pte. Ltd. (Supabase): Avtalsparten Supabase Pte. Ltd. finns i Singapore. Personuppgiftsbiträdesavtalet innehåller standardavtalsklausuler för överföringen. Supabase anger att global support och drift, även genom Supabase, Inc. i USA, kan medföra åtkomst utanför EU/EES. DPF omfattar inte Singapore. Vi har bedömt överföringarna: uppgifterna lagras i Stockholm och nås från Singapore och USA bara vid support och drift, och med standardavtalsklausulerna och Supabases skyddsåtgärder bedömer vi skyddet som tillräckligt.
• Fly.io, Inc. (Fly.io): Fly.io, Inc. är enligt det officiella registret certifierat enligt dataskyddsramverket EU–USA (Data Privacy Framework, DPF), även för personaluppgifter som löner, vid vår kontroll den 19 oktober 2026. Vårt personuppgiftsbiträdesavtal med Fly.io innehåller dessutom standardavtalsklausuler. Varifrån supporten kan nå uppgifterna har vi ännu inte fått bekräftat.
• Scaleway SAS (Scaleway): Scaleway är ett franskt bolag i iliad-koncernen. Enligt Scaleway behandlas och lagras uppgifterna i e-posttjänsten inom EU utan underbiträden utanför EU, och enligt personuppgiftsbiträdesavtalet ska Scaleway meddela oss innan uppgifter förs utanför EU. AI-modellerna körs i Paris; vilka underbiträden AI-tjänsten använder har vi ännu inte kontrollerat. För de beskrivna flödena har vi inte identifierat någon tredjelandsöverföring; bedömningen behöver ändras om behandlingen ändras.
• GitHub, Inc. (GitHub): GitHub, Inc. är enligt det officiella registret certifierat enligt DPF vid vår kontroll den 19 oktober 2026, men bara för andra uppgifter än personaluppgifter. Databaskopian innehåller löneuppgifter, som därför inte omfattas av DPF. Personuppgiftsavtalet innehåller standardavtalsklausuler, men vi har inte gjort den bedömning av skyddet som de kräver. Den tillfälliga behandlingen är en tredjelandsöverföring även om filerna tas bort efteråt, och körmiljöns land är inte verifierat. Säkerhetskopieringen får därför inte användas för riktiga bokföringsuppgifter i sin nuvarande form.
• Functional Software, Inc. (Sentry): Functional Software, Inc. är enligt det officiella registret certifierat enligt DPF vid vår kontroll den 19 oktober 2026, men bara för andra uppgifter än personaluppgifter. Eftersom felrapporterna inte innehåller någon text skickas inga löneuppgifter dit, och DPF omfattar det som skickas. EU-regionen utesluter inte åtkomst från USA eller andra länder där leverantören har verksamhet.
• Plausible Insights OÜ (Plausible Analytics): Bolaget finns i Estland och Plausible anger att uppgifterna behandlas inom EU. Vi har inte funnit att uppgifterna förs över till tredje land.
• Cloudflare, Inc. (Turnstile): Bolaget finns i USA och är enligt det officiella registret certifierat enligt dataskyddsramverket EU–USA, med förnyelsen under granskning vid vår kontroll den 19 oktober 2026. Vi har ännu inte gått igenom Cloudflares personuppgiftsbiträdesavtal; det görs innan Kredovis lanseras.
• Stripe Payments Europe, Limited (Stripe): Avtalsparten Stripe Payments Europe, Limited finns i Irland. Stripe uppger att uppgifter förs över till Stripe, LLC i USA, som deltar i DPF, och till andra bolag och underbiträden med standardavtalsklausuler. Aktiv certifiering och omfattning behöver verifieras innan betalningar tas emot på riktigt.

Att behandlingen hos GitHub är tillfällig och att filerna rensas efter körningen undantar den inte från reglerna om tredjelandsöverföring. Rensningen är inte en garanti för säker radering vid varje avbrott. Krypteringen sker efter att uppgifterna har nått körmiljön och skyddar därför inte klartexten där.

Du kan begära en kopia av skyddsåtgärderna genom att kontakta oss på gdpr@kredovis.se.

DPF kan användas för en överföring som omfattas av EU-kommissionens beslut till en amerikansk mottagare med aktiv certifiering för de aktuella uppgifterna. Då krävs normalt ingen separat konsekvensbedömning av överföringen (TIA). För överföringar som grundas på standardavtalsklausuler behöver parterna däremot bedöma och dokumentera mottagarlandets lagar och praxis samt om skyddsåtgärderna är tillräckliga. Detta gäller även Supabases flöden till Singapore. En sådan bedömning är skild från en konsekvensbedömning enligt artikel 35 i dataskyddsförordningen. Granskningen är ännu inte slutförd; appen är en teknisk prototyp för syntetiska bokföringsuppgifter.

DPF-beslutet gäller fortfarande. Tribunalen avslog talan mot beslutet i T-553/23 den 3 september 2025. Överklagandet C-703/25 P anges som pågående hos EU-domstolen vid vår kontroll den 16 oktober 2026. Överklagandet upphäver inte i sig beslutet. Om skyddet ändras behöver berörda överföringar omprövas och vid behov stoppas eller flyttas. Standardavtalsklausuler är ingen automatisk ersättning utan en aktuell bedömning av skyddet.

Svensk lag och EU-rätt gäller för vår behandling. Amerikansk lag, bland annat CLOUD Act, kan samtidigt ge myndigheter möjlighet att kräva uppgifter som en leverantör under amerikansk jurisdiktion förfogar över, även när uppgifterna lagras i EU. Det kan även gälla bokföringsuppgifter som inte är personuppgifter. Varken EU-lagring, DPF eller standardavtalsklausuler utesluter sådana krav. Krypteringen av de sparade säkerhetskopiorna använder en privat nyckel som leverantörerna inte har. Den skyddar inte klartexten under backupkörningen eller de uppgifter som drift- och databasleverantörerna behöver kunna läsa i appen. Behörighetskontroller och rensning av felrapporter begränsar exponeringen men garanterar inte anonymitet eller skydd mot myndighetsåtkomst. Ett utländskt myndighetskrav ger inte i sig rätt för oss att lämna ut personuppgifter; tillämplig rätt och dataskyddsförordningens krav måste prövas.

6. Hur länge sparar vi uppgifterna?

• Du stänger kontot själv under Mitt konto. Kontot stängs direkt och du loggas ut. Du kan därefter bara logga in för att hämta dina uppgifter under de 30 dagar som återstår tills kontouppgifterna raderas. Under de dagarna kan en administratör öppna kontot igen och ge dig tillbaka de företag du valde att radera, men dina andra medlemskap återställs inte. Efter raderingen sparar vi en kod för kontot tillsammans med villkorsversionen och tidpunkten för godkännandet i ett år. Vi sparar också en logg över raderingen. Avsnitt 2 beskriver vad loggen används till och hur länge den sparas.
• Är du den sista ägaren av ett företag väljer du när du stänger kontot mellan att lämna över ägarskapet till en annan medlem och att radera företaget. Ett företag som du raderar på det sättet raderas som när du begär radering i företaget (nästa punkt): efter 30 dagar, samma dag som dina kontouppgifter, även om du inte har laddat ner bokföringen. Fram till dess kan du ladda ner den.
• Som ägare kan du begära att företaget raderas i Kredovis. Företaget behöver först ha en fullständig och användbar kopia av den bokföring som måste sparas. Kopian måste vara säkert sparad på annat håll under hela den återstående bevarandetiden. Vi kontrollerar inte att företaget har en sådan kopia. Alla medlemmar förlorar åtkomsten direkt, och bokföringen och underlagen raderas 30 dagar senare. Under de dagarna kan en administratör ge företaget tillbaka till dig. Vi sparar sedan en kod för företaget och tidpunkten för raderingen i en logg, som sparas lika länge som kontots raderingslogg i avsnitt 2.
• Uppgifterna om företagets abonnemang raderas med företaget. Fakturor och betalningar för paketen är vår egen räkenskapsinformation och sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då vårt räkenskapsår avslutades, även om företaget raderas.
• Vi tar en säkerhetskopia ungefär en gång per dygn och sparar den i 30 dagar. Raderade uppgifter kan därför finnas kvar där i ytterligare 30 dagar. Misslyckas de nyare kopiorna behåller vi den senaste fullständiga kopian längre, men högst i 45 dagar. Kan en kopia inte raderas på grund av ett fel försöker vi igen vid nästa körning tills det går. Kopiorna är krypterade och lagras i Sverige. Raderingsloggen sparas separat, så länge som avsnitt 2 anger.

7. Bokföringsuppgifter: här är vi personuppgiftsbiträde

Det du lägger in eller låter hämta till bokföringen ägs och styrs av dig eller ditt företag. Det kan innehålla personuppgifter om dig och om andra, till exempel:

• Företagsuppgifter. Organisationsnumret för en enskild firma är innehavarens personnummer. Alla medlemmar i företaget kan läsa uppgifterna. Numret kan också förekomma i hämtningar från skattekontot.
• Leverantörer: namn, adress, kontaktuppgifter och organisationsnummer. För en enskild firma är organisationsnumret ett personnummer. Betalningsmottagarens kontonummer (bankgiro, plusgiro, bankkonto eller IBAN) sparas hos leverantören och på leverantörsfakturan, och visas bara i leverantörsformuläret och fakturaformuläret.
• Företagets kunder: namn, adress, kundnummer, referensperson, e-postadress för fakturor och organisationsnummer. För en enskild firma är organisationsnumret ett personnummer. För en privatkund sparas bara namn, adress och e-postadress. Alla medlemmar i företaget kan läsa uppgifterna. Kundlistan visar bara kundnummer, namn, kundtyp, land och ort. Organisationsnummer, gatuadress, postnummer och referensperson visas bara i kundformuläret och, för en kundfaktura, på dess PDF.
• Fakturainställningar: bankgiro, plusgiro, bankkonto och IBAN som fakturorna anger, samt en referensperson med namn, e-postadress och telefonnummer. Betalningsnumren kan vara personuppgifter för en enskild firma. Alla medlemmar i företaget kan läsa uppgifterna. De visas i fakturainställningarna och på kundfakturans PDF.
• Utkast till kundfakturor: kunden, referenspersonerna hos kunden och hos företaget, villkor, fakturarader och ett fritt meddelande till kunden. Namn och meddelande kan vara personuppgifter. Alla medlemmar i företaget kan läsa utkasten, och den som får skriva kan ändra och ta bort dem.
• Kundfakturor som skickas med mejl: den som får skriva kan låta appen mejla en utfärdad faktura som PDF till en adress som företaget anger. Mejlet skickas via Scaleway i företagets namn, med företagets kontaktadress som svarsadress, och innehåller fakturans nummer och belopp samt, utom för en kreditfaktura, förfallodag och betalningsuppgifter. Företaget är personuppgiftsansvarigt för fakturan och mottagarens adress. Appen sparar vilken adress varje mejl gick till, om mejlservern tog emot det, vem som skickade det och när, lika länge som fakturan. Alla medlemmar i företaget kan läsa uppgifterna. Mejlet och dess bilaga ligger i mottagarens brevlåda. Scaleway behandlar mejlet och för en logg över utskicket, och kan även spara innehållet under den tid Scaleway anger; det är ännu inte bekräftat. Antalet mejl per företag och dag begränsas.
• Offerter: kunden, referenspersonerna hos kunden och hos företaget, villkor, rader, ett fritt meddelande till kunden och status. Namn och meddelande kan vara personuppgifter. Alla medlemmar i företaget kan läsa offerterna, och den som får skriva kan ändra och ta bort dem, utom en offert som har blivit en faktura så länge fakturan finns.
• Offerter som skickas med mejl: den som får skriva kan låta appen mejla en offert som PDF till en adress som företaget anger, på samma sätt som en kundfaktura: via Scaleway i företagets namn, med företagets kontaktadress som svarsadress, med offertens nummer, belopp och sista giltighetsdag. Företaget är personuppgiftsansvarigt för offerten och mottagarens adress. Appen sparar vilken adress varje mejl gick till, om mejlservern tog emot det, vem som skickade det och när, lika länge som offerten. Mejlen räknas in i samma gräns per företag och dag som kundfakturorna.
• Banktransaktioner från en CSV-fil som du hämtat från banken, eller en Excel-fil från SEB eller Swedbank (där kontohavaren i rubrikraderna inte används): datum, text, referens eller typ, belopp och saldo när filen har det, och för en Swedbank-fil clearing- och kontonummer. Texten kan nämna privatpersoner, till exempel avsändaren eller mottagaren av en Swish-betalning. Appen sparar transaktionerna, filens namn och kontrollsumma, när importen gjordes och av vem, och kopplingen till en verifikation eller ett utkast när transaktionen har en, men inte själva filen. Alla medlemmar i företaget kan läsa transaktionerna. De sparas lika länge som bokföringen i övrigt och ingår i exporten av företagets uppgifter och i arkivet för det räkenskapsår de hör till.
• Utlägg: namnet på den som har betalat ett inköp för företaget med privata pengar, antingen en medlems e-postadress som väljs ur medlemslistan eller ett namn som du skriver, och om personen är anställd eller ägare. Uppgifterna sparas på verifikationen och kan läsas av alla medlemmar i företaget.
• Lön: de anställdas namn, personnummer eller samordningsnummer, adress, e-postadress, bankkonto och anställningsavtal, och lönebesked med lön, förmåner, avdrag, skatt och nettolön per månad. Bara företagets ägare kan läsa uppgifterna. Löneverifikationen i bokföringen har bara lönekörningens summor och en sammanställning som inte nämner någon anställd. Betalningsfilen för lönerna innehåller varje anställds namn, bankkonto och nettolön, och ägaren laddar själv upp den i banken. Arbetsgivardeklarationen för en månad sparas som en fil med varje anställds personnummer eller samordningsnummer, lön, förmåner och avdragen skatt. Bara ägare kan ladda ner den, och ägaren laddar själv upp den hos Skatteverket eller låter appen skicka den (se nedan). Lönebeskeden och arbetsgivardeklarationerna sparas lika länge som bokföringen i övrigt. Ägaren kan låta appen mejla varje anställd sitt lönebesked som en krypterad PDF. Den öppnas bara med en kod som appen skapar för varje anställd och som ägaren ger den anställda på annat sätt än med mejl, till exempel personligen. En anställd utan kod får inget lönebesked med mejl. Koden sparas i personalregistret, och bara företagets ägare kan se den. I PDF-filen är personnumret förkortat till födelsedatum och bankkontot till de fyra sista siffrorna, medan namn, adress, lön, skatt och nettolön är med. Själva mejlet nämner företaget och månaden men inte den anställda. Den anställdas samtycke ersätter inte skyddet. Lägg inte in verklig bokföring ännu. Mejlet skickas via Scaleway till adressen i personalregistret. Appen sparar vilken adress det gick till, om mejlservern tog emot det, vem som skickade det och när, lika länge som lönekörningen. Mejlet och den krypterade bilagan ligger i den anställdas brevlåda. Scaleway behandlar mejlet och för en logg över utskicket, och kan även spara innehållet, med bilagan krypterad, under den tid Scaleway anger; det är ännu inte bekräftat.
• Verifikationer, konteringar och underlag (till exempel fakturor och kvitton) med det innehåll de har.
• Läsning av underlag med AI. Om företagets ägare har slagit på det skickas bilden av ett foto eller en skanning, bilden av första sidan i en skannad PDF-fil eller texten i en PDF-fil, och företagets organisationsnummer till Scaleway i Paris, där en AI-modell läser underlaget för att föreslå uppgifter. Organisationsnumret är ägarens personnummer för en enskild firma. Användare, filnamn och företagets namn skickas inte för sig, men namn och andra personuppgifter som står i underlaget följer med. Scaleway sparar inget av underlaget utom en förfrågan som ger ett fel eller ser ut som missbruk, som sparas tillfälligt, enligt Scaleway i högst två veckor. Vi sparar eller loggar inte svaret, utom säljarens organisationsnummer, som ett utkast sparar för att komma ihåg bokföringsmallen. Ägaren kan stänga av läsningen när som helst, och den används aldrig i en demo.
• Import från ett annat bokföringsprogram. SIE-filen som ett räkenskapsår importeras från sparas oförändrad med bokföringen och ingår i årets arkiv, och på varje importerad verifikation sparas vem som registrerade den i det gamla programmet, om filen anger det. Alla medlemmar i företaget kan läsa uppgifterna, och de sparas lika länge som bokföringen i övrigt. En fil som bara läses för att visa vad den innehåller sparas inte.
• Uppslagning av leverantörer och kunder. När du väljer att söka hos Bolagsverket skickas det svenska organisationsnumret dit för att hämta namn, företagsform och status samt adress för juridiska personer. För en enskild firma är numret ett personnummer. Då lämnas adressen inte vidare till webbläsaren. Du kan fylla i uppgifterna manuellt utan att söka. Bolagsverket lämnar ut uppgifterna ur sitt register som öppna data och är självständigt personuppgiftsansvarig för registret, inte vårt underbiträde. Bolagsverket får numret, serverns nätverksadress och tjänstens klientuppgifter, men inget användar-ID eller aktivt företags-ID från Kredovis. Söknumret kan i sig identifiera en person eller ett företag. Vi sparar eller loggar inte söknumret eller svaret som uppslagsdata. Svaret finns tillfälligt i formuläret; det du väljer att spara i leverantören eller kunden sparas med bokföringen. Sökningen görs för att säkert identifiera en motpart. Kunden ansvarar för rättslig grund för sökningen och information till den registrerade. En instruktion eller ett sökklick ersätter inte dessa krav.
• Uppslagning av ditt eget företag. När du skapar ett företag kan du ange dess organisationsnummer, och appen slår på ditt uttryckliga val upp det hos Bolagsverket och föreslår företagets namn, företagsform och adress. För en enskild firma är numret ditt personnummer. Svaret finns bara i webbläsarens minne tills du väljer att fortsätta med det, och då sparas det som företagets uppgifter, på samma sätt som när du själv fyller i dem under Företag.
• Hämtning av skattekontot. När en användare med skrivrätt väljer att hämta företagets skattekonto skickas användaren till Skatteverket för att logga in med BankID och godkänna att appen läser kontot. Företagets organisationsnummer, för en enskild firma ett personnummer, skickas till Skatteverket, som är en myndighet och självständigt personuppgiftsansvarig för sin behandling hos myndigheten, inte vårt underbiträde för hämtningen. Skatteverket loggar förfrågningarna för att förebygga och utreda säkerhetsincidenter och sparar loggen i upp till fem år. Läs även Skatteverkets information om personuppgifter. Appen läser inte ut den inloggades personnummer ur inloggningen och sparar inte åtkomst- eller förnyelsenycklarna. Ett personnummer kan däremot finnas i företagets identitet eller i transaktionssvaret. Saldon, transaktioner samt tidpunkt och användar-ID för hämtningen sparas. Transaktionssvaret sparas oförändrat med bokföringen även om inga utkast skapas, och varje utkast som skapas från svaret får en kopia som bilaga. Alla medlemmar i företaget kan läsa de hämtade uppgifterna och bilagorna. För en enskild firma kan skattekontot även innehålla privata skatter. Företaget ansvarar för att hämtningen är nödvändig för bokföringen, för rättslig grund och för att informera de berörda personerna; vi behandlar uppgifterna för företagets räkning enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. BankID-godkännandet ger åtkomst hos Skatteverket och ersätter inte dessa skyldigheter. Uppgifterna behålls med bokföringen och följer reglerna om kontoavslut och företagsradering nedan; det finns ingen separat automatisk gallring av hämtningar.
• Momsdeklaration till Skatteverket. När en användare med skrivrätt väljer att skicka momsdeklarationen för en period loggar användaren in hos Skatteverket med BankID på samma sätt. Företagets organisationsnummer, för en enskild firma ett personnummer, och periodens belopp ruta för ruta skickas till Skatteverket, som sparar dem som ett utkast i företagets eget utrymme och loggar anropen enligt sina egna regler. Appen sparar vad som skickades, Skatteverkets svar, tidpunkten och användar-ID för den som skickade, med bokföringen. Det kan läsas av alla medlemmar i företaget och sparas lika länge som bokföringen i övrigt.
• Inlämnad och beslutad momsdeklaration. När en användare med skrivrätt väljer att hämta vad som lämnats in och beslutats för en period loggar användaren in hos Skatteverket med BankID på samma sätt, och företagets organisationsnummer, för en enskild firma ett personnummer, skickas till Skatteverket. Svaret innehåller personnumret på den som skrev under deklarationen. Appen sparar inte det personnumret, men sparar kvittensnumret, tidpunkterna och beloppen ruta för ruta, tidpunkten för hämtningen och användar-ID för den som hämtade, med bokföringen. Det kan läsas av alla medlemmar i företaget och sparas lika länge som bokföringen i övrigt.
• Arbetsgivardeklaration till Skatteverket. När en ägare väljer att skicka arbetsgivardeklarationen för en lönekörning loggar ägaren in hos Skatteverket med BankID på samma sätt. Deklarationsfilen, med de anställdas personnummer eller samordningsnummer, lön, förmåner och avdragen skatt, skickas till Skatteverket, som läser in den i företagets eget utrymme, kontrollerar den och sparar en logg över anropen i upp till fem år. Skatteverkets svar innehåller personnumret på den som loggade in och företagets kontaktpersoner. Appen sparar inte dem, men sparar resultatet av kontrollen med eventuella fel per anställd, länken till granskningen, tidpunkterna och användar-ID för den som skickade, med lönekörningen. Bara företagets ägare kan läsa det, och det sparas lika länge som bokföringen i övrigt.
• Kvittens från Skatteverket. När en ägare väljer att hämta kvittensen på arbetsgivardeklarationen loggar ägaren in hos Skatteverket med BankID på samma sätt, och appen frågar Skatteverket vilka underskrifter som finns för månaden. Skatteverkets svar innehåller personnumret på den som skrev under och företagets kontaktpersoner. Appen sparar inte dem, men sparar kvittensens tidpunkt, antalet individuppgifter, slutsummorna i sammanställningen, tidpunkten då deklarationen markerades som inlämnad och användar-ID för den som hämtade kvittensen, med lönekörningen. Bara företagets ägare kan läsa det, och det sparas lika länge som bokföringen i övrigt.
• Användar-ID för den som skapade eller bokförde en verifikation och för den som gjorde en ändring som loggas. ID:t skickas aldrig till webbläsaren och loggas inte.

Vi behandlar de uppgifterna bara för att tillhandahålla appen och enligt personuppgiftsbiträdesavtalet. De delas bara med de underbiträden som anges i avsnitt 4, förutom ett organisationsnummer som du själv slår upp hos Bolagsverket, ett organisationsnummer som skickas till Skatteverket när du hämtar skattekontot eller skickar eller hämtar momsdeklarationen, arbetsgivardeklarationen som en ägare skickar till Skatteverket och företagets identitet när en ägare hämtar kvittensen på den.

Lagringstid och ditt ansvar. Bokföring ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (7 kap. 2 § bokföringslagen). Det är ditt företag som är skyldigt att spara räkenskapsinformationen, inte vi. Ladda ned dina uppgifter, med arkivet och SIE-filen för varje räkenskapsår, lönebeskeden och arbetsgivardeklarationerna, innan du stänger kontot eller raderar företaget. Stänger du kontot som företagets sista ägare lämnar du över företaget eller raderar det, och ett företag du raderar raderas efter 30 dagar även om du inte har laddat ner det. Kontrollera att exporten går att öppna och innehåller alla underlag; en SIE-fil ensam räcker inte som arkiv. Exporten har ännu luckor i företagsregistren, och saknade eller skadade filer kan vara utelämnade och markerade i förteckningarna. Kontakta oss om något saknas eller för instruktioner om återlämnande eller radering på gdpr@kredovis.se. Företagets arkiveringsansvar begränsar inte våra skyldigheter enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

Dina rättigheter. Om du är en person vars uppgifter finns i någons bokföring (till exempel en enskild näringsidkare som är leverantör eller kund) vänder du dig i första hand till företaget som lagt in uppgifterna. Vi hjälper företaget att svara. Bokföringslagen kan hindra att uppgifter raderas under lagringstiden.

Personuppgiftsincidenter. Om en incident rör kundens bokföringsuppgifter underrättar vi kunden manuellt utan onödigt dröjsmål enligt personuppgiftsbiträdesavtalet, avsnitt 9. Avtalets yttersta gräns på 24 timmar ger oss inte rätt att vänta. Vi lämnar ett första besked och kompletterar det som saknas; kunden behöver inte invänta en slutrapport för att bedöma sina skyldigheter. När en incident rör kontouppgifter som vi ansvarar för bedömer vi själva skyldigheten att anmäla till IMY enligt artikel 33 och informera berörda personer enligt artikel 34. Incidenter kan rapporteras till incident@kredovis.se. Prototypens kontaktvägar och eskalering vid incidenter behöver verifieras innan verkliga bokföringsuppgifter används.

8. Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har du rätt att:

• få veta om vi behandlar uppgifter om dig och få en kopia av dem (artikel 15),
• få felaktiga uppgifter rättade (artikel 16),
• få uppgifter raderade när det inte längre finns skäl att behandla dem (artikel 17),
• begära att behandlingen begränsas (artikel 18),
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse (artikel 21), och
• få ut de uppgifter du har lämnat till oss i ett vanligt, maskinläsbart format när behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal och sker automatiserat (artikel 20).

Statistiken och felrapporterna från webbläsaren grundar sig på ditt samtycke, och du kan när som helst återkalla det under Mitt konto (artikel 7.3). Det påverkar inte lagligheten av behandlingen innan du återkallade det. Under Mitt konto kan du själv hämta dina uppgifter (artiklarna 15 och 20) och stänga kontot (artikel 17). Mejla gdpr@kredovis.se för att utöva dina andra rättigheter. Vi svarar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad.

Du har också rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, imy@imy.se, www.imy.se.

9. Ändringar

Versionen och datumet står överst. Vi uppdaterar policyn när behandlingen ändras, och innan vi börjar använda ett nytt verktyg för statistik eller övervakning. Väsentliga ändringar meddelar vi i förväg.